Vous partez bientôt en vacances bien mérités ? Parce que vous êtes un(e) VIP au sein de votre société, avez-vous pensé à la communication avant, pendant et après votre absence ?
Voici quelques petits conseils pour aider vos interlocuteurs à s’y retrouver.
Avant de partir
Dans votre signature d’email et en-dessous de vos coordonnées, au moins 15 jours avant votre date de début de congés (si possible), pensez à indiquer que vous serez absent(e). Par exemple :
« Absence prévue : du xxx au xxx, inclus »
Si vous avez des interlocuteurs internationaux, ajoutez la version anglaise :
“Planned absence : between the xxx and the xxx, inclusive”
Je mets ces phrases en rouge foncé pour attirer le regard, sans pour autant piquer les yeux avec du rouge vif.
Pourquoi ? Cela aide vos parties prenantes à s’organiser dans leur To Do vous concernant. Ex : vous faire signer un contrat d’embauche ou valider une facture importante avant paiement.
La veille de votre départ
- Paramétrez les dates durant lesquelles vos interlocuteurs recevront votre message automatique d’absence dans votre messagerie.
- Rédigez un bon message d’absence qui sera simple et claire (selon votre employeur ou votre domaine, voyez si un peu d’humour est autorisé) :
Ex : Bonjour,
Merci pour votre email. Je suis absent(e) entre le [date] et le [date], inclus.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour le [date].
En cas d’urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse mail]. Phrase à retirer si vous êtes solopreneur.
Cordialement
[votre Prénom Nom]
Pour votre retour
Si vous savez que vous allez recevoir plusieurs dizaines voire centaines d’emails durant votre absence (parce que vous êtes un(e) VIP), vous pouvez paramétrer un deuxième message dans votre messagerie (pendant quelques jours ou la semaine qui suit votre retour) pour prévenir vos interlocuteurs :
Ex. : Bonjour,
Merci pour votre email. Je suis revenu(e) de mes congés le [date]. Votre email est important pour moi. Je reviens vers vous dès que possible, le temps de traiter toutes les demandes que j’ai reçues durant mon absence.
Je vous remercie d’avance pour votre patience.
Bien cordialement
[Prénom Nom]
A votre retour
- N’oubliez pas de retirer la phrase indiquant votre absence dans votre signature d’email.
- N’oubliez pas de vérifier que l’envoi automatique de votre message d’absence est désactivé.
- Respirez, souriez, et c’est parti pour la reprise !!
- Programmez des séances de Sophrologie pour vous aider à retrouver la sérénité des vacances, si vous en ressentez le besoin.
Une bonne organisation fait partie du bien-être au travail
Si vous avez besoin de conseils, contactez-moi